Et brev fra en programvareleverandør som ønsker at bedriften gjennomgår en lisensrevisjon trenger ikke være negativt. Se på dette som en mulighet, dersom det ikke allerede er gjort, til å implementere de Software Asset Managment-prosessene som bør være på plass.
Har dere kontroll? Begynn med å tenke over hvor god kontroll dere har over bedriftens ulike lisenser. Har dere for eksempel foretatt en intern lisensrevisjon av denne leverandørens produkter som en del av det forebyggende arbeidet?
Dersom svaret er ja, og den interne revisjonen er gjort etter alle kunstens regler, vil revisjonen gå lett, prosessen bli kort, den vil kreve minimal innsats fra de ansatte og heller ikke forårsake ekstra lisensinvesteringer.
Dersom svaret er nei, og dere ikke har den kontrollen dere burde hatt, kan det innebære store kostnader både når det gjelder tid, ressurser og investeringer. For en bedrift med 10 000 pc-er kan arbeidsinnsatsen bli svært omfattende og kreve rundt 1000 arbeidstimer. Sluttsummen for eventuell underlisensiering kan også komme til å lande på millionbeløp. Dersom dette er tilfellet, anbefaler jeg at man gjør en avtale med økonomisjefen på et tidlig stadium for å snakke om mulighetene for tillegg på budsjettet.
30 dagers frist for å finne frem underlag Bedriften har formelt sett 30 dager på seg til å hente frem de data som lisenskonsulenten etterspør, det vil si all informasjon om hva som finnes installert og brukes i henhold til lisensavtalen med akkurat denne leverandøren. I en slik situasjon kan det være en stor hjelp å ha et inventeringsverktøy. Det kan spare mange hundre timer med arbeid. Dersom dere ikke allerede har implementert et inventeringsverktøy i hele organisasjonen, for eksempel på grunn av intern motstand eller tekniske problemer som aldri er blitt løst, er det en god idé å ta tak i dette nå.
Lisensbevis – hvor har vi dem? Hva et lisensbevis omfatter varierer i forhold til ulike leverandører, men sett opp en liste over alle de organisasjonsnavnene dere har kjøpt lisenser under. Lisenskonsulenten kan hjelpe til med å finne frem de volumlisensene som dere kan ha forhandlet frem hos dem.
Jeg anbefaler også at dere tar kontakt med forhandlere som dere kan ha brukt og ber dem sjekke med sine innkjøpsrapporter, slik at dere ikke må gjøre all kontrollen selv.
Når lisensrevisjonen er klar, hva skjer da? Når revisjonen er klar, og dere er enige med leverandøren om situasjonen, betyr ikke det at arbeidet er over. Det er nå dere ut i fra resultatet bør sette i gang tiltak for å gjøre det enklere neste gang det kommer en revisjon:
Gå gjennom hvilke installasjoner som trengs og avinstaller de som er overflødige. Dermed bygger bedriften opp en buffer for fremtiden.
Og dersom brukeren trenger programvaren, er det sikkert han eller hun trenger den dyreste versjonen? Kan man for eksempel bruke Standard i stedet for Enterprise?
Konsollider ulike versjoner av samme programvare og bruk kun en versjon. Dette kan redusere utgiftene til utrulling, samtidig som IT-sikkerheten øker, fordi leverandøren ikke sender ut patcher på gammel programvare. Dessuten gjør det SAM-arbeidet enklere, fordi dere kan jobbe ut i fra en mer enhetlig prissetting.
Når alt dette er gjort, bør man vurdere om man skal skaffe seg oppgraderingsrettigheter for de lisensene man bruker. Oppgraderingsrettigheter medfører at man vet eksakt hvilke kostnad som tilkommer for en spesifikk programvare, og dette gjør både budsjettering, utrulling og sikkerhetshåndtering enklere.
Carlos Garcia er en uavhengig lisenskonsulent som har brukt de siste 12 årene til å gjøre lisensrevisjoner for Oracle, Microsoft og Adobe. Du kan nå ham på licensrad@snowsoftware.com dersom dere trenger hjelp med å gå gjennom lisensavtaler og oppfølging av disse, eller dersom bedriften har behov for støtte ved lisensrevisjon.
