Mjukvarulicenser är, generellt sett, en rättighet som ägaren av mjukvaran säljer eller ger till sina kunder. Denna rättighet ger kunderna rätt att under vissa villkor nyttja denna programvara. Dessa villkor står beskrivna i antingen specialavtal, standardavtal eller End User License Agreement (EULA) eller en kombination av dessa.
Ett licensbevis är en dokumenterad rättighet att nyttja programvaran som man direkt eller indirekt får från leverantören eller återförsäljare. Vad som utgör ett licensbevis som man kan visa upp vid en intern eller extern licensrevision är tyvärr inte standardiserat ännu och svaret är tyvärr: ”Det beror på”. Låt mig därför ta tre exempel på hur det kan se ut och komma med lite allmänna råd.
Adobe har fyra officiella standarder som var för sig godkänns som licensbevis om informationen inte överlappar varandra. De är i tur och ordning:
- Faktura
- Leverantörsdata från en återförsäljare
- Inköpsdata från Adobes licensdatabas
- Licenscertifikat
Lokalt kan Adobe vid en revision godkänna annat och om så är fallet rekommenderar jag att ni redan vid uppstartsmötet kräver ett brev från Adobe som klargör antal licenser per produkt och version som ni har vid datumet av slutförandet av licensrevisionen. Detta förenklar det vidare arbetet med att hålla reda på antal licenser samt framtida förhandlingar med Adobe.
Adobe godkänner inte licensnycklar som licensbevis. Anledningen är att licensnycklar endast kan visa att programvaran är legal, för vilket program det gäller samt version. Det berättar tyvärr inte vilken organisation som köpt in programvaran.
Microsoft skiljer på äkthetscertifikat (dvs att mediat verkligen är från Microsoft) och licensbevis. Vidare skiljer sig graden av bevis man måste presentera om det är en officiell revision eller en SAM-revision. Klicka här för att läsa en sammanfattning av vad som står i detta dokument. De godkänner följande som licensbevis under en SAM-revision:
- Data från MVLS
- Data från eOpen
- Fakturor från återförsäljare
- Den orangea etiketten med licensnyckeln på media
- OEM-etiketten på datorn
- EULA (licenslappen som följer med paketet) – gäller äldre programvaror
Oracles licensbevis är antagligen de mest enkla, men samtidigt de som leder in på mer komplexa frågor. Man kan ringa Oracle och be att få ett utdrag från deras licensdatabas. Problemet är att datat ofta är helt oläsligt och kan vara direkt felaktigt. Det säkraste är att ta fram orderformuläret, helst i original men om det inte går får en kopia duga. Tänk på att Oracle inte nödvändigtvis kommer att hitta den heller (ett exempel är en order som råkade finnas hemma hos säljaren, tre år efter ordern lagts)
Här är problemet att man kanske beställde licenser för tio år sedan och tror på vad de årliga fakturorna från Oracle säger. Fakturorna är tyvärr i många fall fel ifyllda (skyll på den mänskliga faktorn) och är inte legalt bindande.
Tänk även på att man måste ha giltig (dvs betald) support för att licenserna ska gälla. Säger man upp supporten på ett system men behåller det på andra säger man automatiskt upp licenserna för det första. Principen är att man måste ha giltig support på alla Oracles licenser eller uppsagd på alla samtidigt.
Det finns många skäl till varför man inte ska samla på sig för mycket: Det kan gälla allt från kitschiga målningar, skjortan man kom in i för tio år (och 27 semlor) sedan till en massa gamla manualer som bara står på hyllan.
Det finns dock ett undantag och det gäller kommunikation med mjukvaruförsäljare. Behåll allt och mer därtill. Om någon ansvarig inköpare slutar, be om den personens alla gamla mail för referens och lägg dessa på en fil-server. Behåll ordrarna och fakturorna inscannade på en fil-server. Samla ihop box-licenser (för vad som godtas som licensbevis) i ett låst rum. Ta in någons son eller dotter som sommarjobbare och be dem scanna in dessa för att lägga på fil-server. Lägg inte licensbevis i en låda som lagras i urberget någonstans i Sverige för dessa är i praktiken lika oåtkomliga som om ni hade bränt upp dem.
