Första steget mot en fungerande licenshantering är ett licenshanteringsverktyg. Att ha tillgång till automatisk inventerad information är en förutsättning för aktiv och effektiv licenshantering. Nästa steg på vägen mot en perfekt SAM-värld är att säkerställa att man har tillräckligt med, och rätt, kompetens.
När man har ett licenshanteringsverktyg behövs göras en första avstämning, leverantör för leverantör. Man börjar med de leverantörer som det är högst finansiell risk med, exempelvis Microsoft, Oracle, IBM, Adobe, aktuellt ERP-system (SAP, IFS, etc), CRM-system, CAD, etc. Listan med mjukvaruleverantörer som man bör stämma av brukar i normalfallen röra sig om några hundra. Men här gäller vanligtvis 80/20-regeln, det vill säga 80% av mjukvaruinvesteringarna går till 20% av leverantörerna, därmed rör det sig ofta om ett fyrtiotal.
När man gått igenom inventerad data om antalet installationer av respektive produkt från en leverantör börjar det resurskrävande arbetet med att samla ihop inköpsdata, licensbevis (LÄNK) eller dylikt, för att matcha installationsunderlaget med licensinnehavet.
Klientbaserad mjukvara
När det gäller klientbaserad mjukvara från till exempel Adobe är det ganska enkelt – utan för att den sakens skull förminska arbetet: en installation kräver en licens. Sedan finns det givetvis undantag från regeln: en installation för samma användare på en sekundär bärbar eller på en hemdator behöver inte ytterligare licens. En Terminal Server-installation kräver däremot en licens för varje användare som har inloggningsrättigheter på maskinen, oavsett om de har tillgång till programvaran eller ej.
Serverbaserad mjukvara
Serverprogramvara har egna licensregler. Oracle är det mest tydliga exemplet på att ett inventeringsverktyg bara ger er förutsättningarna med den inventerade informationen. Ett inventeringsverktyg kan ge information om vilken version och edition som finns installerad var, vilka optioner som är aktiverade i databasen, databaskopplingar samt hårdvarudetaljer som till exempel antalet processorer, processorkärnor, operativsystem med mera.
Med denna informationen som grund kommer man långt, men ofta behöver man analysera varje databas med avseende på vilka applikationer den är integrerad med, var informationen kommer från samt var den hämtas till. Antalet front-end-användare måste räknas i det här ledet, med några tydliga, ofta använda, undantag.
Ett exempel på hur man ska räkna antalet front-end-användare är en tidsapplikation som användes av fem personer på en personalavdelning för att betala ut löner. Dessa fem användare var även licensierade på databasen. Alla tvåhundra arbetare stämplade in och ut med ett stämpelkort och datan lagrades i en textfil som skickades en gång per dygn till databasen. Därmed räknades alla tvåhundra arbetare som användare av databasen och behövde därför licenser, en risk på 1,4 miljoner kronor.
Ett annat exempel på att man måste fråga ut administratörerna är det faktum att optioner är aktiverade i databasen i många fall inte betyder att de verkligen används. Detta kräver förstås vidare undersökningar som inte kan göras enbart med tekniska hjälpmedel.
Slutsatsen är att verktyget inte kan ge er hela bilden, men gör att ni hamnat på en ny, mer informationsrik, nivå.
När man har informationen, hur ska man då göra för att komma vidare? Man kan välja mellan tre olika vägar:
- Intern förvaltning
- Extern hjälp: ta in kunniga konsulter som kan stödja och hjälpa genom hela processen
- Extern hjälp: skaffa SAM som tjänst
Intern förvaltning
Det är många organisationer som anser att intern förvaltning är det bästa alternativet eftersom det även är det billigaste ur ett resursperspektiv. Man bör dock fråga sig hur mycket kunskapsansvar man kan ställa på en liten organisation.
Att hålla sig à jour med flertalet leverantörers komplexa licensieringsmodeller, och nu kommer jag motsäga mig själv med avseende på att Microsoft är enkelt, men om man läser på och följer diskussioner på forum på webben kan man se att till och med licensexperter har svårt att komma överens om hur Microsoft licensierar Officesviten på Terminal Server och huruvida Microsoft skiljer på Citrix-miljöer och Terminal Server.
Min erfarenhet visar att intern förvaltning fungerar för stora organisationer där det finns resurser och där SAM-organisationen begränsar sig till att förvalta licenser, fördela kostnader, ge beslutsstöd till IT-avdelningen, koordinera inköpsprocesser mm.
Externa konsulter
När det gäller mer komplexa licensfrågor i allmänhet och licensefterlevnadsfrågor i synnerhet kan man med fördel hantera enkla frågor internt. I längden blir det dock ofta effektivare och billigare att ta hjälp av en extern resurs som man kan ställa krav på när det gäller informationsöverföring, kunskap kring compliance och som kan fungera som ett stöd genom processen till att bli korrekt licensierad.
SAM som tjänst
För mindre organisationer (under 1000 PC) är det definitivt billigast och mest fördelaktigt att ta in en professionell leverantör av SAM som tjänst. Anledningen är helt enkelt att det är svårt att själv skaffa och underhålla de resurser som behövs för en fungerande SAM-process. Ofta är det IT-chefen som ansvarar för dessa frågor (ibland till och med ekonomichefen eller någon stackare på supporten). Det gör det ännu enklare att ställa krav på vilken leverans man kan få och man kan vara säker på att ansvaret inte faller mellan stolarna.
Verktyget ger er informationen och förutsättningarna för er licenshantering – men kunskap kring mjukvara och licensiering är minst lika viktig. Tänk efter om er organisation har dessa kunskaper och resurserna för att förvalta dem internt. Om inte, börja tänka på var ni behöver komplettera med externa resurser för att kunna skapa maximerad effekt av er licenshantering.
Carlos Garcia
