Softwarelizenzen sind im Allgemeinen eine Berechtigung, die der Softwarebesitzer einem Kunden verkauft oder überträgt. Hiermit erhält der Kunde jedoch lediglich das Recht, die Anwendung unter Beachtung bestimmter Bedingungen zu nutzen. Diese Bedingungen werden in einer gesonderten Vereinbarung, einer Standardvereinbarung, einem End User License Agreement (EULA) oder einer Kombination aus diesen festgehalten.
Bei einem Lizenznachweis handelt es sich um eine dokumentierte Nutzungsberechtigung, die vom Hersteller oder Händler direkt oder indirekt erteilt wird. Bislang gibt es keinen Standard dafür, was in einer internen oder externen Lizenzprüfung als gültiger Nachweis gilt. Die Antwort auf die Frage, was ein gültiger Lizenznachweis ist, lautet also: „Es kommt darauf an.“ Ich werde Ihnen drei Beispiele vorstellen und zudem einige allgemeine Bemerkungen treffen.
Adobe erkennt vier offizielle Standarddokumente an, die als Lizenznachweise gelten, solange sich die Informationen nicht überschneiden. Hierzu zählen:
- Rechnungen
- Anbieterdaten von Händlern
- Kaufdaten aus der Lizenzdatenbank von Adobe
- Lizenzzertifikate
In manchen Ländern erkennt Adobe bei Lizenzprüfungen auch andere Dokumente als Lizenznachweise an. In diesem Fall würde ich Ihnen empfehlen, beim ersten Treffen eine Aufstellung von Adobe zu verlangen, in der die am Ende der Prüfung festgestellte Zahl der Lizenzen pro Produkt und Version aufgeführt ist. Das erleichtert die kontinuierliche Pflege der Lizenzzahlen sowie zukünftige Verhandlungen mit Adobe.
Lizenzschlüssel erkennt Adobe nicht als gültige Lizenznachweise an. Der Grund hierfür ist, dass Lizenzschlüssel lediglich zeigen, dass die Anwendung rechtmäßig erworben wurde. Zudem lassen sich Aussagen über die Software und die Version treffen. Der Lizenzschlüssel liefert jedoch keinerlei Informationen darüber, welches Unternehmen die Anwendung gekauft hat.
Microsoft unterscheidet zwischen Echtheitszertifikaten (also Nachweisen darüber, dass die Medien tatsächlich von Microsoft stammen) und Lizenznachweisen. Zudem müssen, je nachdem ob es sich um eine offizielle Prüfung oder eine SAM-Prüfung handelt, unterschiedliche Nachweise erbracht werden. Klicken Sie hier, um eine Zusammenfassung der Informationen von Microsoft zu lesen. Bei SAM-Prüfungen erkennt Microsoft die folgenden Lizenznachweise an:
- Daten aus dem MVLS-Portal
- Daten aus dem eOpen-Portal
- Rechnungen von Händlern
- Das orangefarbene Label mit dem Lizenzschlüssel, das sich auf den Medien befindet
- Das OEM-Label auf dem Computer
- Bei älteren Anwendungen die EULA (der Lizenzhinweis, der im Lieferumfang enthalten war)
Die von Oracle akzeptierten Lizenznachweise sind zwar übersichtlicher, jedoch schwieriger zu verwalten. Sie können Oracle anrufen und einen Auszug aus seiner Lizenzdatenbank anfordern. Das Problem ist aber, dass die Daten oft unverständlich oder komplett falsch sind. Die sicherste Nachweismethode ist die Aufbewahrung des Bestellformulars – vorzugsweise im Original, notfalls jedoch auch als Kopie. Beachten Sie, dass Oracle die Bestellung möglicherweise auch nicht mehr finden kann (so wurde in einem Fall eine Bestellung drei Jahre später bei einem Kundenmanager zuhause gefunden).
Problematisch wird es, wenn Sie Ihre Lizenzen vor zehn Jahren bestellt haben und nun daran glauben müssen, was in den jährlichen Rechnungen von Oracle aufgeführt ist. Leider werden diese Rechnungen häufig falsch ausgefüllt (menschliche Fehler) und sind somit eigentlich nicht rechtsverbindlich.
Beachten Sie zudem, dass Sie die Lizenzen bezahlt haben müssen, damit sie als gültig anerkannt werden. Wenn Sie die Unterstützung für ein System beenden, jedoch für ein anderes System aufrechterhalten, beenden Sie die Lizenzen für das erste System automatisch. Das Grundprinzip lautet, dass Sie für alle Oracle-Lizenzen über gültige Nachweise verfügen müssen. Ansonsten müssen Sie diese umgehend beenden.
Es gibt viele Gründe dafür, Dinge nicht zu lange aufzubewahren: Von kitschigen Bildern und T-Shirts, die vor 10 Jahren modern waren, bis hin zu alten Handbüchern, die ganze Regale füllen.
Es gibt eine Ausnahme – und das ist die Kommunikation mit Softwareanbietern. Bewahren Sie alles auf! Wenn ein Mitarbeiter, der bislang für den Kauf von Software zuständig war, seine Position wechselt, fragen Sie ihn nach alten Referenz-E-Mails, und speichern Sie diese auf einem Dateiserver. Scannen Sie Bestellungen und Rechnungen ein, und bewahren Sie sie auf einem Dateiserver auf. Sammeln Sie alle Lizenzen, die sich auf Verpackungen befinden (solange diese als Lizenznachweise dienen können), und bewahren Sie sie an einem sicheren Ort auf. Beauftragen Sie den Sohn oder die Tochter eines Mitarbeiters im Rahmen einer Ferientätigkeit damit, alle Dokumente einzuscannen und auf einem Dateiserver zu speichern. Bewahren Sie Lizenznachweise nicht wahllos in irgendwelchen Kisten auf, da diese später wahrscheinlich nicht mehr zugänglich sind.
